Los dos primeros meses del año son los más solicitados para salir de vacaciones; ¿quién no ha tenido que disputar fechas de salida con sus compañeros de trabajo?. Para evitar solapamientos improductivos, o que el caos se apodere de la situación generando confusiones y malos entendidos, es muy importante la organización administrativa de este proceso.

Estar preparados anticipadamente
Contar con un cuadro de distribución de tareas de cada persona, previo a iniciar el período de vacaciones, ayudará a mantener la continuidad de las actividades y a saber quién se ocupará de realizarlas cuando esa persona esté ausente.
En algunos casos y según los rubros, será necesario contratar personal temporal. Estar listo para el proceso de selección con antelación hará que los reemplazos se lleven a cabo correcta y ordenadamente.

Solicitar o informar con tiempo
Si bien no es fácil saber con mucha anterioridad la exactitud de las fechas en que tomaremos nuestras vacaciones (debido a la coordinación previa de diversos factores), tener una estimación del mes elegido por cada persona ayudará a evitar solapamientos que perjudiquen la continuidad de las actividades. La idea es ir de lo general a lo particular.

Llevar registros
Esto es fundamental para mantener un orden y evitar los solapamientos mencionados anteriormente. Lo ideal es un Diagrama de Gantt, en donde esté consignado cada empleado (por un lado) y las fechas (por el otro). Este diagrama nos permitirá tener un panorama visual de los períodos; se puede implementar a nivel general, por áreas, por equipos, etc.
También es importante que se cumpla con la confección, entrega y completado de las planillas de vacaciones. Esto le da un marco de comunicación fehaciente (requerimiento legal) y refuerza el compromiso por las fechas seleccionadas.

Comunicar a los equipos
Además de la comunicación de las vacaciones entre los empleados y la empresa, será de gran ayuda comunicar los períodos de ausencias a los integrantes de los equipos de trabajo. Esto facilitará la distribución de tareas, la coordinación de actividades contiguas, y el fomento de acciones para prevenir estancos o cuellos de botella.

Todos tenemos el derecho (y la obligación) de un descanso anual, para preservar nuestra salud física y mental. Si estamos preparados, informados y coordinados, podemos transitar este período de vacaciones sin sobresaltos.

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